這個對古代人來說反而比較簡單了，有現成的制度可以借鑒。
歷朝歷代都有國家藏書館，這些書館除了收集書籍，還負責管理。其中一項很重要的工作就是每隔一段時間把一部分藏書重新抄錄一遍，替換掉被蟲蛀鼠咬或者因為保管不善壞掉的書籍。
國家藏書館的書太多，哪怕只是一部分對普通人來說也是海量。這么大的工作量自然需要有一個考核標準，要不然還不壞大事兒啊。
古易等人把國家藏書館的規章制度搬過來，以此為框架制定了一套龍首山版的管理制度。岳山仔細了一遍，沒有改動一個字就同意了。
不是他不想改動，而是沒有那個能力。現代人又不需要抄書，他對這方面的理解遠不如古人。還是不胡亂插手了。
真正讓岳山感到驚喜的是學生處主事曹蘇。
他沒有召集去統計學生信息，而是先設計了一套表格，有點類似這個時代的戶籍冊。岳山看到表格的時候也不得不為他的想法點贊。
重點不是表格的內容，而是他能想到先設計固定的表格，然后按照標準統計學生信息。要知道中國古代最缺的就是標準。
要是事事都有標準，估計也就沒西方世界什么事兒了。
岳山根據后世的學生檔案對這份表格進行了修補，最終形成了一套比較完善的檔案模板。
曹蘇又申請了費用去印數館印刷了一千份檔案。然后把每個班的班主任和班長叫到一起，告訴他們表格如何填寫。又有班主任和班長負責指導各自班級的填寫工作。
如果不算前期設計表格的準備工作，他只用了一天就完成了學生檔案的建立工作。
岳山也不得不為他的想法和辦事能力感到驚訝，這妥妥的人才啊。
之后曹蘇又親自篩選從一百五十名學生里挑選出家庭條件比較困難的，為他們設計的一套勤工儉學的方案。
有打掃衛生的，有去食堂幫忙打下手的，有打理花花草草的……總之每個學生都安排了不同的工作。
但真正讓岳山對他刮目相看的，是他接下來的動作。
在出色的完成岳山交代的人物之后，曹蘇并沒有就此閑下來，而是找到了岳山進行了一次工作匯報。
“院長給貧困學員提供勤工儉學的機會這是一件仁慈的事情。但書院能提供的工作實在太少。如果給每個工作都安插超出實際需要的人手，不但損害學院的利益，還起不到鍛煉的作用。”曹蘇侃侃而談。
“你來找我肯定有解決的辦法了，說來聽聽。”岳山看著他問道。
“書院旁邊的荒地很多，我建議書院開荒種地，讓學員去種莊稼勤工儉學。”曹蘇說道。
“只是如此嗎？”岳山不露聲色的問道。
“呃，本來我想讓學員學習工匠技術，但……院長你知道這是低下的工作，我怕影響不好……”曹蘇遲疑的道。
“哈哈……你的想法很好，和我不謀而合。”岳山大笑道。